클라우드 회계 도입 전 확인할 것들

계정 과목과 초기 설정

이관 다음에 오는 것이 초기 설정입니다. 계정 과목 체계를 어떻게 잡을지, 거래처를 어떻게 분류할지, 부서나 프로젝트 단위로 나눌지를 정합니다.

처음에 단순하게 잡고 나중에 세분화하는 편이, 복잡하게 시작해서 정리하는 것보다 쉽습니다. 다만 나중에 바꾸기 어려운 항목도 있으므로 담당자와 한 번은 검토하는 것이 좋습니다.

하루의 순서

매일의 입력 루틴 정하기

도입 후 가장 크게 바뀌는 것은 하루의 업무 순서입니다. 영수증을 언제 입력할지, 전표를 언제 마감할지, 승인은 언제 받을지를 정해야 합니다. 모바일 입력이 가능한 도구라면 현장에서 바로 처리하는 방식도 선택지가 됩니다.

루틴을 정하지 않으면 월말에 몰아서 처리하는 습관이 그대로 남습니다. 하루 단위로 언제 무엇을 끝내는지 정해 두면 월말 마감이 훨씬 짧아집니다.

인사·급여까지 볼 것인지

직원이 있으면 급여와 인사 자료를 어디서 관리할지도 정해야 합니다. 회계와 분리해서 관리하다 보면 인건비가 장부에 반영되는 시점이 어긋나기 쉽습니다. 영림원소프트랩의 SystemCloud for처럼 회계, 인사, 구매, 영업, 생산을 통합 관리하는 클라우드 ERP가 중견·중소기업 대상으로 제공되는 흐름도 여기에 있습니다.

인원이 적으면 회계 단독 도구로 시작하고 필요할 때 확장하는 방법도 있습니다. 다만 급여를 별도로 관리할 계획이라면 인건비가 장부에 들어오는 시점을 미리 정해 두는 편이 좋습니다.

도입 후 첫 달에 볼 것

첫 달은 도구가 아니라 습관을 점검하는 기간입니다. 입력이 밀리지 않는지, 승인 절차가 병목이 되지 않는지, 장부와 통장이 맞는지 확인합니다.

문제가 생기면 설정을 바꾸는 편이 사람을 바꾸는 것보다 빠릅니다. 첫 신고 시즌을 한 번 넘기고 나면 어떤 기능이 실제로 필요한지가 분명해집니다.